Domande Frequenti Fatturazione Elettronica

F.A.Q. – L’esperto risponde

domande frequenti

In questa pagina trovate le domande frequenti in merito alla fatturazione elettronica.

La scadenza imminente del passaggio tra fatturazione analogica e fatturazione elettronica, fa sorgere ancora dubbi tra gli utilizzatori finali.

Le risposte dei nostri esperti e delle fonti ufficiali come Agenzia Entrate sono riunite di seguito:

Che cos’è una Fattura Elettronica?

La Fattura Elettronica è una fattura emessa in formato XML definito a termini di legge. Le caratteristiche della fattura elettronica sono le seguenti:

  • garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto. Queste caratteristiche sono previste dalla firma digitale da parte di chi emette la fattura elettronica.
  • dichiarare anche il codice del destinatario della fattura
  • deve essere al Sistema di Interscambio, che la smista alla PA o al destinatario
  • ogni singola fattura elettronica deve essere firmata dal soggetto che la emette con un certificato di firma qualificata
  • se si decide di racchiudere più file in formato zip, questo ultimo non va firmato digitalmente, ma le singole fatture al suo interno si.
Io rientro nella norma? Sono obbligato a emettere Fatture Elettroniche?

Si, l’obbligo riguarderà tutte le imprese e i professionisti a partire dal 1 gennaio 2019, fatta esclusione di quei contribuenti per i quali l’agenzia delle entrate ha previsto l’esclusione.

Emettere e ricevere Fatture Elettroniche sarà condizione necessaria per poter registrare le fatture in contabilità e detrarre l’IVA per le fatture ricevute.

Posso mandare un PDF, come ho fatto fino ad oggi?

No. Le Fatture Elettroniche dovranno essere obbligatoriamente emesse in formato XML per essere conformi alla normativa.

Qualsiasi altra modalità di invio o formato non sarà accettata, le fatture non saranno registrate, né pagate.

Facoltativamente l’emittente potrà comunque mandare un PDF. Ma questo solo per ragioni di comodità e relazione con il soggetto passivo, non ai fini di quanto previsto dalla norma.

E’ possibile inviare una Fattura Elettronica con la mia email PEC?

È consentito utilizzare la propria PEC per inviare una Fattura Elettronica al Sistema Di Interscambio, purché la Fattura Inviata sia in formato XML e questa sia firmata digitalmente. In generale, a causa del tempo richiesto da questo processo, per volumi di fatture che superano poche fatture al mese conviene dotarsi del software gestionale, in modo da poter gestire il flusso di fatture in via del tutto automatica.

Cosa prevede l’obbligo?

L’obbligo prevede l’utilizzo della Fatturazione Elettronica per tutte le imprese e i professionisti e per tutte le fatture emesse e ricevute nei confronti di altre imprese e professionisti, di privati o della PA.

Quali sono le scadenze?

La scadenza per adeguarsi alla normativa è il 1° gennaio 2019 per tutte le imprese e i professionisti residenti sul territorio italiano.

Chi sarà coinvolto?

Dal 1° gennaio 2019 saranno coinvolte tutte le imprese e i professionisti che emettono fatture in tutta Italia, fatta esclusione per i casi di esonero indicati dall’Agenzia delle Entrate.

Quindi riceverò anche Fatture Elettroniche?

Si, poiché l’obbligo riguarda tutti riceverai Fatture Elettroniche dai tuoi fornitori. Le Fatture Elettroniche ricevute verranno automaticamente caricate se si dispone del software gestionale.

Come carico una Fattura Elettronica ricevuta?

Il caricamento di una Fattura Elettronica ricevuta da un fornitore potrà continuare a essere caricata con le modalità tradizionali.

Se ricevo da un mio fornitore una Fattura NON Elettronica?

Dopo la scadenza del 1° gennaio 2019, quindi a fronte della definitiva entrata in vigore dell’obbligo di Fatturazione Elettronica, il fornitore non potrà più emettere fatture analogiche.

Ne consegue che in quel caso lei dovrà respingerla e richiedere una fattura in formato elettronico.

Cosa devo fare per emettere Fatture Elettroniche?

L’emissione di Fatture Elettroniche è molto semplice: è un’opzione già prevista dal software in fase di emissione della fattura. L’invio al Sistema Di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate sarà del tutto automatico.

Come emetto una Fattura Elettronica a un mio cliente se è un privato?

Se il ricevente è un privato, il processo non cambia. La Fattura Elettronica deve essere comunque inserita nel software e transitare per il Sistema Di Interscambio.

Si potrà decidere, se lo si desidera o se il cliente lo richiede, di stampare/consegnare contestualmente anche una fattura fisica al cliente.

Come si trasmette una Fattura Elettronica al Sistema Di Interscambio / Agenzia delle Entrate?

Se si dispone del software gestionale, l’invio avviene in maniera del tutto automatica.

Sono già in grado di emettere e ricevere Fatture Elettroniche?

Se si dispone del software gestionale, la risposta è sì.

Come funziona per le operazioni transfrontaliere?

La situazione per le operazioni transfrontaliere è molto semplice, in quanto queste operazioni in generale risultano escluse dalla fatturazione elettronica.

In ogni caso per informazioni sulle comunicazioni obbligatorie all’A.d.E. in caso di operazioni transfrontaliere è utile fare riferimento al provvedimento del 30/04/2018 e successive comunicazioni.

Come faccio a sapere se una fattura è stata approvata dal Sistema Di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate?

Il Sistema Di Interscambio, entro un termine di 5 giorni, provvederà a inviare una notifica che confermerà l’approvazione della Fattura Elettronica.

In caso di mancata notifica in questo termine, la notifica sarà da considerarsi approvata. In caso di eventuali inesattezze o mancanze nella Fattura Elettronica, il mittente viene avvisato della mancata approvazione.

Quale è il ruolo del mio commercialista nella fatturazione elettronica?

Il rapporto con il proprio commercialista, se la tua impresa sarà in grado di emettere Fatture Elettroniche autonomamente, non cambierà. In alternativa, il proprio commercialista potrebbe diventare intermediario con il Sistema Di Interscambio se è un soggetto accreditato.

Cosa è un intermediario?

È un soggetto accreditato che può assolvere il ruolo di invio delle fatture attive e alla ricezione delle fatture passive nel formato accettato dal Sistema Di Interscambio. Provvede senza ulteriori oneri anche alla archiviazione sostitutiva del documento.

Posso avvalermi di un intermediario per l’invio della Fattura Elettronica?

La norma offre questa possibilità. Gli accordi tra le parti devono essere regolate contrattualmente.

Che cos’è la Conservazione Sostitutiva?

È una modalità di archiviazione dei documenti specificatamente normata, che consente di eliminare la conservazione del documento cartaceo a favore di quella esclusivamente elettronica.

Ha valenza sia civilistica che tributaria.

Cosa significa che devo firmare digitalmente?

Il file XML che contiene la Fattura Elettronica deve essere firmato digitalmente, chi emette la fattura deve cioè garantirne il contenuto in quanto si tratta di un documento ufficiale. Se si dispone di un intermediario questa mansione può essere delegata.

Posso NON fare la Conservazione sostitutiva?

No. La conservazione non è opzionale, ma è previsto obbligatoriamente dalla norma.

Come faccio a sapere quale è il codice IPA?

Nel caso di Fatturazione Elettronica verso la PA, gli Uffici destinatari di fatturazione elettronica di una Amministrazione Pubblica possono essere individuati sull’IPA cercando l’Amministrazione di interesse mediante una delle modalità di ricerca messe a disposizione dal sito http://www.indicepa.it

Posso inviare lotti di fatture o devo procedere con l’invio di singole fatture?

È possibile procedere in entrambi i modi. Ogni singola fattura elettronica deve però essere firmata dal soggetto che la emette con firma qualificata.

Se si decide di racchiudere più file in formato zip, questo ultimo non va firmato digitalmente, ma le singole fatture devono esserlo.

E’ possibile utilizzare dei servizi messi a disposizione dell’amministrazione dello stato?

Si.

Normativamente è previsto che sia messa a disposizione una modalità di accesso per inserimenti puntuali.

In relazione ai volumi di fatture emesse può essere importante dotarsi di una soluzione informatica che ne consenta l’invio in forma automatica.

Che cosa è il Sistema di interscambio?

Il Sistema di Interscambio (SDI) è un sistema digitale dell’Agenzia delle Entrate in grado di:

  • ricevere le fatture elettroniche;
  • effettuare i controlli sui file ricevuti;
  • verificare l’integrità del documento informatico, ovvero che non abbia subito delle modifiche successivamente all’ apposizione della firma digitale;
  • verificare l’autenticità del certificato di firma digitale, questa verifica ha l’obiettivo di verificare che il certificato fosse valido al momento dell’apposizione della firma;
  • verificare la correttezza dei dati inseriti nelle fatture

Nello specifico ci si riferisce ai seguenti controlli: verifica codice identificativo del destinatario e di tutte quelle informazioni indispensabili al recapito della fattura, la validità della Partita Iva, la validità del codice fiscale, verifica inoltre che la stessa fattura non sia stata già trasmessa.

Lo SDI valida inoltre i flussi delle fatture, inoltra le stesse alle amministrazioni pubbliche destinatarie, notifica l’esito di invio/ricezione agli utenti attraverso ricevute/notifiche, garantisce il servizio di accreditamento al sistema, invia alla Ragioneria Generale dello Stato i flussi per il monitoraggio della spesa pubblica e fornisce assistenza tecnica ai soggetti che interagiscono con lo SDI.

Come farà un fornitore a emettere una fattura elettronica verso un soggetto senza partita IVA (es. un privato)?

La cosiddetta fatturazione elettronica B2C è più semplice di quella B2B o PA. Basterà inserire nell’anagrafica cliente “0000000” come codice destinatario e il codice fiscale del cliente.

In questo modo la fattura arriverà allo SDI e risulterà regolarmente emessa, per poi essere messa nel cassetto fiscale del cliente. Il cliente può richiedere una fattura che gli verrà consegnata in cartaceo, pdf o come si preferisce.

Poiché il cliente finale non porterà in detrazione l’IVA non c’è alcuna necessità per lui di essere in grado di ricevere file XML.

Un cliente deve registrarsi allo SDI?

Non è necessario registrarsi o avere comunicazioni dirette con lo SDI se si dispone di un servizio di intermediazione.

Come funziona per i rifiuti delle fatture elettroniche nella fatturazione elettronica B2B?

Per la fatturazione elettronica B2B, NON è possibile rifiutare le fatture. In caso di fattura errata o da correggere, si dovrà effettuare o richiedere nota di credito.

Cambia qualcosa per i DDT?

No, i DDT rimangono fuori dal contesto della fatturazione elettronica.

Per maggiori approfondimenti si rimanda alle altre pagine del sito della sezione Fatturazione Elettronica:

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